Ah la soirée d’entreprise. Pour certains une véritable récréation du monde professionnel, pour d’autres un passage obligé qui marque un événement important de l’année.
Quoi que l’on en pense, son organisation est un défi, surtout lorsque l’on fait partie du CSE.
Heureusement, une bonne préparation permet de la réussir à tous les coups ou presque. Après avoir aidé plus de 400 CSE et collectivités à mettre leur soirée événementielle sur pied, le Collectif Prod vous donne ses meilleurs conseils pour réussir l’organisation de votre soirée d’entreprise à Paris (ou ailleurs).
Bien organiser sa soirée d’entreprise en 7 étapes
1. Définir les objectifs de la soirée
Une organisation de soirée d’entreprise réussie, qu’elle se déroule à Paris ou ailleurs, est avant tout celle qui permet à tout le monde de passer un bon moment et de répondre à vos objectifs de départ. Ils peuvent varier et même se cumuler.
- Remercier les collaborateurs
- Partager un moment convivial
- Rapprocher les membres d’une même équipe
- Créer des interactions entre les différents services
- Intégrer de nouveaux membres
- Lancer un projet
- Célébrer un succès ou un anniversaire
Et pensez aussi à vous : Une bonne organisation est la garantie de faire passer un bon moment à vos invités mais pour vous aussi, les organisateurs, de profiter de cette soirée parisienne !
L’intérêt d’une bonne organisation est donc double puisque, sans elle, vous allez courir dans tous les sens le soir de l’événement.
2. Anticiper les contraintes
Organiser une soirée événementielle s’accompagne de contraintes. Inutile de les ignorer, elles reviendront toujours à votre bonne mémoire. Autant les embrasser dès le départ et prévoir en fonction.
Interrogez-vous notamment sur les éléments suivants :
- Budget (global et/ou par participant)
- Nombre de participants (l’événement concerne-t-il uniquement les collaborateurs ou aussi leur conjoint(e) ?)
- La période de l’année (aux beaux jours, on privilégie les lieux avec des extérieurs)
- Lieu (à l’interne ou non, Paris intramuros ou près de l’entreprise ?)
- Temps de trajet éventuel (y compris le mode de transport… et pourquoi ne pas envisager un transport collectif d’entreprise )
Vous pouvez alors organiser le reste de l’événement en toute connaissance de cause.
3. Envoyer les invitations
Avant de passer aux détails de l’organisation, prévenez vos invités ! À ce stade, pas besoin d’aller dans le détail. Vous pouvez pour l’instant envoyer un simple save the date, puis rappeler la date et éventuellement informer les invités de tout détail utile une fois le déroulement de la soirée arrêté (dress code, lieu et heure de rendez-vous, etc.).
Il n’est jamais trop tôt pour envoyer les invitations, cela permet notamment de ne pas avoir trop de monde en vacances à ce moment-là.
Le Collectif Prod accompagne déjà plus de 400 CSE et collectivités, notamment pour l’organisation de soirées d’entreprise sur-mesure, à Paris et partout en France. Et si vous nous faisiez confiance pour votre prochain événement ?
4. Choisir le bon format
Le type de soirée choisi influence largement son appréciation par vos collègues. En gardant les contraintes fixées en tête, plusieurs options s’offrent à vous pour organiser votre soirée événementielle :
- Cocktail
- Dîner-spectacle
- Team building
- Repas à thème
- Colloque/conférence
- Activité autour d’un évènement spécifique à l’entreprise, d’un lancement de produits
La suite logique est de définir les différentes animations de la soirée.
5. Définir le déroulement de la soirée
L’objectif de cette étape est simple : il consiste à déterminer quel événement, animation ou activité se passe à quel moment et qui est responsable de son bon déroulement. Amis du rétroplanning, cette tâche est essentiel pour garantir le bon rythme de l’évènement. Par expérience, il est conseillé de prévoir un peu de battement entre les différentes activités.
Mieux vaut patienter un verre à la main en discutant avec ses collègues que courir à l’animation suivante en accumulant du retard !
6. Coordonner les différents intervenants
Une fois le déroulement de la soirée d’entreprise arrêté, il est temps de coordonner les différents intervenants (traiteur, conférencier, fleuriste, hôtes et hôtesses d’accueil, animateurs, etc.). Livraison, montage, prestation, démontage… il faut que tout le monde soit prêt à temps, que tout le monde est sa feuille de route, que tout le monde soit bien coordonné. Un régisseur général de la soirée est absolument indispensable à cette coordination. Il est le premier arrivé et dernier parti. Il est le maître et garants des horloges !
Les intervenants ont généralement l’expérience des soirées comité d’entreprise et peuvent apporter une aide précieuse sur le temps nécessaire à chaque étape et le moment idéal pour la mettre en place. Un véritable travail d’équipe est la clé du succès.
Une fois que tout est prêt, le planning final doit être transmis à chaque intervenant et à chaque responsable de l’organisation. Il est par exemple important pour un photographe ou un vidéaste de connaître à l’avance l’ordre des différentes animations (et leur lieu) ou l’ordre de passage des différents orateurs si vous prévoyez des discours ou conférences.
Il est d’ailleurs souvent recommandé de faire un repérage avec certains intervenants clés tel que la technique son-lumière, le décorateur et le traiteur.
Un point essentiel à ne pas négliger : Les horaires imposés par le lieu pour le montage et le démontage. Vous aurez parfois la surprise d’apprendre que le lieu ne vous autorise à monter qu’à partir de 16H et que votre démontage doit être terminé avant 02H… La facture des heures supplémentaires peut être salée ! Alors autant prévoir en amont les meilleures solutions.
7. Installer et décorer le lieu
Enfin, le jour J arrive, place à la logistique et à la décoration ! Le tout doit être chaleureux et représentatif de l’entreprise (sortez banderoles et kakémonos). Il est également essentiel de s’assurer que la sécurité de toutes et tous est assurée et que la circulation d’un point à l’autre est facile.
Si besoin, installez un fléchage au sol et/ou engagez des hôtes d’accueil qui pourront orienter les convives.
Après la soirée, n’oubliez pas de remercier tout le monde ! Pour le comité d’entreprise, c’est aussi le moment de faire le point sur les succès de l’organisation de la soirée d’entreprise et les points à améliorer pour la prochaine fois.
Le Collectif Prod vous accompagne dans la conception et la réalisation de soirées comité d’entreprise sur-mesure, par exemple pour les fêtes de fin d’année, un anniversaire professionnel ou un team building. Contactez-nous pour obtenir un devis et profiter de notre savoir-faire dans les milieux de la production, de l’artistique et de l’événementiel, à Paris et partout ailleurs en France.
