Organiser une soirée d’entreprise à Paris peut difficilement s’improviser. Certaines dates et certains lieux sont réservés plusieurs mois à l’avance, surtout lorsqu’ils doivent accueillir un grand nombre de collaborateurs. Alors, quand faut-il commencer ses recherches ? Comme toujours, cela dépend. De quelques semaines à un an à l’avance, le délai idéal dépend surtout de la période, du jour choisi et du type de lieu recherché. On vous explique !
Ce qu’il faut retenir
- Pour une date très demandée, mieux vaut commencer les recherches neuf à 12 mois à l’avance.
- Juin est particulièrement tendu pour les lieux en extérieur, prisés par les entreprises autant que les mariages.
- Janvier concentre également de nombreux événements d’entreprise.
- Les jeudis, vendredis et samedis sont les jours les plus difficiles à obtenir.
- La première quinzaine de septembre et la proximité de jours fériés sont peu recommandés pour organiser un événement.
- Anticiper permet aussi de choisir plus facilement son traiteur, ses animations et ses prestataires techniques.
Quand faut-il réserver une soirée d’entreprise à Paris ?
Commencer ses recherches un an à l’avance offre la plus grande flexibilité en termes de dates et de lieux. Il reste possible de s’y prendre plus tard, toutefois en envisageant certains compromis.
9 à 12 mois à l’avance : pour les périodes les plus demandées
Si vous souhaitez organiser votre événement en juin, notamment dans un lieu avec terrasse, jardin ou autre espace extérieur, mieux vaut vous y prendre l’année précédent l’événement. Ces espaces sont particulièrement recherchés à cette période, d’autant qu’ils n’accueillent généralement pas que des soirées d’entreprises mais aussi des mariages.
Le mois de janvier mérite lui aussi pas mal d’anticipation, de nombreuses entreprises organisant leurs événements en début d’année. Cette anticipation est d’autant plus importante si vous avez une date fixe ou un lieu précis en tête.
6 à 9 mois à l’avance : le bon compromis
Pour une soirée organisée au printemps ou à l’automne, une réservation six à neuf mois à l’avance offre généralement une marge confortable. Vous disposez encore d’un choix intéressant de lieux et pouvez organiser les prestations complémentaires dans de bonnes conditions.
C’est le délai minimum recommandé si votre événement nécessite un traiteur, une animation, du matériel technique ou une configuration spécifique.
3 à 6 mois à l’avance : possible, mais avec moins de choix
Dans certains cas, une réservation trois à six mois à l’avance peut suffire. C’est notamment le cas si vous êtes flexible sur le jour et le lieu, mais devient difficile voire impossible sur les créneaux les plus demandés.
Si votre événement doit absolument avoir lieu un jeudi ou un vendredi dans un lieu plébiscité, vous aurez peut-être à revoir vos critères.
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Que faut-il réserver en premier pour organiser une soirée d’entreprise ?
Une fois la période définie, évitez de tout organiser en même temps. Un ordre de priorité vous permet de sécuriser progressivement votre événement :
- La date, surtout si elle est imposée
- Le lieu, dont les disponibilités conditionnent toute l’organisation
- Le traiteur, si le lieu autorise un prestataire extérieur
- La technique, notamment pour les besoins en son, lumière ou vidéo
- La déco et l’animation, qui doivent être choisies en fonction du lieu, du profil des participants et des objectifs de l’événement
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FAQ
Quels sont les créneaux les plus prisés pour une soirée d’entreprise ?
- Les jeudis, vendredis et samedis: ils concentrent la plus grande partie de la demande. Ce qui signifie que choisir un mardi ou un mercredi peut vous offrir davantage de disponibilités !
- Le mois de juin : de loin le mois où les français se marient le plus. Les entreprises ont forcément de la compétition pour dénicher un lieu avec terrasse, jardin ou au bord de l’eau.
- Le mois de janvier : après les fêtes, de nombreuses entreprises organisent des événements de rentrée, des cérémonies de vœux et autres rendez-vous réunissant leurs collaborateurs.
Quelles sont les dates à éviter pour une soirée d’entreprise à Paris ?
Si votre calendrier le permet, évitez les 15 premiers jours de septembre, qui correspond à la rentrée et est généralement synonyme d’agendas déjà bien chargés. Vérifiez également le calendrier des jours fériés avant de fixer une date : une soirée juste avant ou après un pont peut largement réduire la participation.
Peut-on réserver une soirée d’entreprise à la dernière minute ?
Oui, mais il faut souvent accepter davantage de contraintes, surtout pour les grands groupes. Une réservation tardive peut fonctionner si vous êtes flexible sur la date, le lieu et le format de l’événement. En revanche, les meilleures adresses et les créneaux les plus demandés risquent d’être déjà réservés.
Faire appel à un professionnel peut être particulièrement utile pour identifier plus rapidement les alternatives disponibles et éviter de perdre du temps sur des options incompatibles avec votre cahier des charges.
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